Технология управления работниками

Как обеспечить выполнение обязанностей вашими сотрудниками

 Для производства любого материального продукта всегда применяется определённая технология. Её соблюдение позволяет получить на выходе заданный результат. Также и эффективное решение управленческих задач возможно только при соблюдении соответствующей технологии.

Для разработки технологии управления людьми надо знать и понимать их психологические, ментальные и психологические качества. Каждый человек – уникальная личность, имеющая свой индивидуальный набор взглядов, ценностей, моральных принципов и табу. Но есть множество социальных черт, присущих подавляющему большинству наёмных работников всего мира.

Эти черты – результат воспитания. Они включают в себя не только часть характеристик людей  учитываемых в учебниках по менеджменту, но и умалчиваемые в них недостатки.

К сожалению, большинство людей имеют заниженную самооценку, множество комплексов неполноценности, фобий, страхов и передаваемых из поколения в поколение заблуждений. Например, одно из них – много денег честно не заработаешь. А самым распространённым страхом является страх перед наказанием за ошибку. Я сам почти четверть века был наёмным работником, и по мере понимания собственных ограничений выдавливал их из себя по капле.

 

Мотивация сотрудников

Единственной целью, которую преследуют люди, нанимаясь на работу, является регулярное получение денег. Миссия компании, работа в команде, удовлетворение клиентов, достижение целей владельцев ­­– всё это для них изначально чужое. Конечно, со временем работники в какой-то мере воспринимают перечисленные характеристики предприятия, но не настолько, чтобы уверенно строить управление ими на столь зыбкой основе. А вот страх потерять работу и регулярный приток денег – основной инструмент, мотивирующий работников делать что-то полезное в интересах компании.

 

Технология управления сотрудниками

Технология управления – это пакет документов, в число которых, в частности, входят:

  • Технологические инструкции для каждого работника. Они предусматривают не только то, что, как, когда, в каком объёме, в какие сроки он должен выполнять, а также и то, как он должен взаимодействовать с коллегами, и то, что ему запрещено делать;
  • Набор шаблонов документов, которые обязан применять работник в тех или иных предписанных инструкцией случаях;
  • Пакет приказов генерального директора, определяющих порядок внедрения технологии, изменения составляющих её документов, реагирования на внештатные ситуации и нарушения технологии;
  • Система «кнутов и пряников», предусматривающая поощрения и наказания работников в зависимости от результатов их трудовой деятельности;
  • Порядок предоставления и форму ежедневной отчётности каждого сотрудника о проделанной работе.

Набор документов должен быть расширен в зависимости от состава обязанностей работника.

В моей книге “Биороботизация работников” есть реальная технологическая инструкция, применяемая на одном из предприятий Санкт-Петербурга. Некоторые её разделы вы можете без изменений применить на своём предприятии.

Шаблоны документов при необходимости должны иметь варианты, применяемые в различных условиях. Например, шаблон договора на поставку вашего товара может иметь варианты,  определяемые порядком оплаты. Так,  если от клиента не требуется предоплата, то описывается строгий порядок платежей и санкции за их просрочку.

Пакет приказов генерального директора должен быть доведён до сведения каждого работника предприятия, к которому он имеет отношение. Причём обязательно под подпись работника об ознакомлении. Поставив подпись, работник теряет возможность оправдать свои ненадлежащие действия. Это – очень сильный инструмент управления. Применяйте его.

Система «кнутов» (с «пряниками» всё относительно просто) требует тщательного подхода. Наше социалистическое трудовое законодательство защищает работников от работодателей и не предусматривает защиты предприятий от недобросовестных работников. В то же время безнаказанность порождает вседозволенность. Поэтому так много разговоров на тему эффективного управления работниками. За ненадлежащее выполнение положений технологических инструкций работник обязательно должен быть наказан. Как обеспечить отсутствие противоречия между наказанием и Трудовым кодексом,  читайте в моих книгах.

Ежедневная письменная отчётность сотрудников о выполненной работе не отнимает у них много времени. Она значительно повышает производительность труда. Ведь в отчёт надо что-то написать. Первые два-три дня работники, скорее всего, немного позанимаются приписками. Потом фантазия начнёт иссякать и им придётся делать реально больше, чем они привыкли.

Перегруженность большинства работников – миф, умело поддерживаемый ими из-за отсутствия тщательного документального контроля реально выполняемой работы. Проверка ежедневной отчётности продемонстрирует вам наличие огромного резерва трудовых ресурсов.

 

Как разработать технологическую инструкцию работника

В идеале это должен делать владелец предприятия или сторонний консультант. Если предприятие большое, то для одного подразделения разработку можно поручить его руководителю. Так как собственник предприятия и любой руководитель подразделения на одни и те же явления смотрят по-разному, собственник должен понимать, что руководитель подразделения не всё разработает так,  как нужно владельцу. В любом случае все окончательные решения остаются прерогативой генерального директора предприятия и/или собственника.

Разработчик инструкций формулирует по отдельности каждую конечную цель, которую должны достичь работники, выполняя свои обязанности. Далее всё делается в прошедшем времени, как будто эта цель достигнута. Итак, определяется последний шаг, который был необходим для достижения цели, и пошагово опускаемся вниз до самого первого на пути к цели. Все шаги разработчик распределяет между работниками, причём так, чтобы незаменимых сотрудников не было. А в случае небольшого предприятия не должно быть таких работников, которые бы знали всю цепочку, чтобы они не могли клонировать бизнес. Регламенты переходов работ между исполнителями тоже определяет разработчик. Эти переходы подразумевают контроль принимающего и его обязанность соблюсти все заданные разработчиком формальности. Если передающий работу что-то не доделал, а принимающий принял, то виноваты оба.

Все контрольные точки для составления отчётности определяются разработчиком автоматически при пошаговом описании процессов. Они будут вытекать из описанных процессов. Критичность нарушений оценивается разработчиком и создаётся система “кнутов”. Без неё все построения останутся благими пожеланиями и быстро сведутся работниками на нет. По мере составления инструкции автоматически определяются и другие документы, шаблоны которых следует разработать. Итак, инструкции:

  • должны быть написаны строгим «юридическим» стилем;
  • не должны содержать двусмысленностей, которые работники всегда будут трактовать в свою пользу.

Это довольно трудоёмкий процесс, требующий размышлений, концентрации внимания и скрупулёзности. Тщательно разработанная технология окупается очень быстро. Её внедрение неминуемо сталкивается с сопротивлением работников. Справиться с ним вам поможет пакет приказов с подписями работников об ознакомлении и ваша твёрдость.

Прочитав мои книги “Откровенно об управлении предприятием” и “Биороботизация работников“, вы самостоятельно сможете разработать и внедрить технологию управления работниками. Если же закажете её разработку у меня, то это будет быстрее, качественнее, надёжнее и выгоднее для вас. Поэтому закажите выполнение этой услуги, написав мне письмо на странице “Контакты”.