Обычно замена специалиста, выбывающего по любой причине, оказывается дорогостоящей. Она влечёт затраты и издержки связанные с:

• поиском и отбором кандидатов;
• обучением отобранного, хорошо — если одного, удачно выбранного с первого раза;
• пониженной какое-то время производительностью труда нового сотрудника;
• дополнительной нагрузкой других работников.

Каждая из перечисленных составляющих может быть кардинально ускорена, удешевлена и проведена высокоэффективно, если их выполнять грамотно, а не «как все».

Поиск и отбор кандидатов на вакансии

На эту тему я уже написал много и подробно. Поэтому, чтобы не повторяться, только приведу ссылки на публикации, которые все управленцы вашего предприятия, независимо от их места в иерархии должны изучить и применять. Подчёркиваю, все управленцы, даже бригадир грузчиков, если таковой у вас есть.

Итак, ссылки:

• Статьи в свободном доступе на этом сайте в рубрике наём/трудоустройство;
• Пособия:

1. Объявление о вакансии. Как привлечь необходимых соискателей, предотвращая отклик неподходящих.
2. Цинично (откровенно) об эффективных способах преодоления сотрудников кадровых служб, подбирающих персонал.
3. Как трудоустраиваться «старикам».
4. Методы реального управления работниками. Почему, как и чем управлять.

До тех пор, пока вы будете заниматься поиском и отбором персонала «как все», точнее, как подавляющее большинство, и/или исходя из мифического здравого смысла, ваше предприятие будет нести лишние издержки. Методология «как у всех» цинично навязана агентами поиска с целью заработка на лохах, поверивших в якобы высокую сложность данного процесса, требующего особого профессионализма, и на корпоративных карьеристах, увиливающих от ответственности за подбор подчинённых.

Надеюсь, вы – не лох и не безответственный карьерист и, следовательно, будете решать эту задачу грамотно и технологично, то есть быстро и без лишних затрат. Вы будете нанимать подходящих специалистов, а не подсунутых агентами, врущими, что других на рынке труда нет. Вам нужны специалисты, а агентам закрытые вакансии. Почувствуйте разницу!

Обучение новичков

Даже если вы наняли профессионала высочайшего уровня, обладающего всеми необходимыми вам навыками и энциклопедическими знаниями, то всё равно, его необходимо ознакомить со спецификой вашего предприятия. Он должен узнать действующие у вас правила, регламенты, текущие и перспективные лично для него задачи и другие сведения. Подробнее в видеороликах Чему и как учить работников.

Самым важным и сложным для новичков при вхождении в ритмичную работу у вас является то, что авиадиспетчеры при подмене друг друга называют — «поймать картинку». И если у авиадиспетчеров это – неукоснительно выполняемый бизнес-процесс, обеспечивающий безопасность полётов людей, то на подавляющем числе других должностей передача дел от уходящего к новичку осуществляется либо отвратительно, либо никак.

Уходящих понять легко. Даже самым добросовестным из них невыгодно передавать дела надлежащим образом. Трудности новичка, совершаемые им ошибки, возникающие сбои бизнес-процессов, затяжки времени и прочие неурядицы служат напоминанием бывшим работодателю, начальнику и другим коллегам, как хорошо всё было с ушедшим. А недобросовестные уходящие часто норовят нагадить умышленно.

Чтобы этого не происходило, необходимо создать условия сбора и хранения информации, которую уходящие не смогут уничтожить, унести с собой, утаить или извратить. Причём, определять состав, форму, минимум и место хранения, собираемой информации должны вы, а не подчинённые, ведь эта информация принадлежит вашему предприятию, а не работникам.

При такой постановке дела вам надо будет только сообщить новичку, где и как взять необходимые ему исчерпывающие сведения, обеспечивающие непрерывность бизнес-процессов при смене исполнителей. Естественно, что какое-то минимальное время на «поимку картинки» новичку предоставить надо.

Стимулом к надлежащему изучению новичками относящейся к ним информации, включая правила, регламенты и другие юридически значимые документы, является проведение экзамена для проверки усвоения ими нужных вам знаний. Проведите экзамен не позднее одной недели с начала работы каждого новичка у вас.

Примечательно, что даже знание новичками факта, что они находятся на испытательном сроке, не оказывает должного влияния на потребность быстрого форсированного набора необходимых знаний. Инстинктивно экономя энергию, люди применяют отговорки, ссылаясь на краткий срок ознакомления с новыми для них сведениями. Чтобы этого не было, экзамен – прекрасный инструмент использующий тот же инстинкт самосохранения новичков в интересах вашего предприятия, да и в их личных тоже.

Таким образом, вы либо быстро и, следовательно, дёшево подготовите нужную замену выбывшему специалисту, либо столь же быстро расстанетесь с ошибочно принятым новичком, потратив на него минимум средств и времени.

Производительность труда новичков

В связи с наличием у каждого предприятия тех или иных уникальных нюансов деятельности, обусловленных разными причинами, в частности, уникальностью трудового коллектива, идеальных кандидатов на роль новичков нет. Но решив рассмотренные выше задачи, как они описаны в данной статье, вы сведёте к минимуму продолжительность периодов, в течение которых новые работники будут нарабатывать необходимые вам трудовые привычки и связи с коллегами и представителями контрагентов.

Обеспеченность новичков информацией и контроль их деятельности с первого же дня исключат у них возможность экономить энергию, прячась за стандартные отговорки о недостигнутой готовности к работе наравне с опытными коллегами.

Чтобы вам не ждать даже первых трудовых результатов, а в любой момент знать, на какой стадии на пути к ним находится новичок, необходимо, чтобы он с первого же дня, как и все «старослужащие», письменно планировал свою работу на каждый день. Тогда вы сможете оценить:

• Соответствие квалификации нового работника, требуемой вами;
• Готовность и способность новичка работать с нужной производительностью;
• Его обязательность, ответственность и целеустремлённость;
• Всё ли предусмотрено и надлежаще организовано у вас, чтобы новичок производительно работал.

Если вы не будете применять обязательного ежедневного письменного планирования работниками, то постоянно будете находиться в состоянии зависимости от «доброй воли» сотрудников. А с планированием и отчётностью вы в намеченный срок мгновенно сможете узнать, выполнено ли ваше поручение.

Производительность труда новичков быстро достигнет высокого уровня опытных коллег, если вы будете применять управленческие методы и инструменты. Для этого, в частности, необходимо, чтобы ежедневные планы и отчёты подчинённых были легкодоступны для вас в любой момент времени. Знание работниками того, что вы в непредсказуемый для них момент можете проверить выполнение запланированных работ, эффективно стимулирует их надлежащий производительный труд.

Снижение дополнительной нагрузки остающихся работников

Самое существенное снижение дополнительной нагрузки работников предприятия при выбытии какого-то специалиста достигается за счёт грамотного поиска и отбора приемлемых замещающих новичков. Это происходит за счёт:

• Точности формулирования требований к соискателям вакансии;
• Применения приёмов отсечения заведомо неподходящих кандидатов;
• Использования методов эффективного привлечения нужных специалистов;
• Умения распознавать приёмы прохождения соискателями отбирающих сотрудников и не поддаваться им.

То есть быстро подбирается именно тот, кто нужен, не надо изучать негодных и менять «проскочивших» неподходящих. Как это делается подробно описано в публикациях, ссылки на которые приведены в начале статьи.

Создав для новичка набор внутренних для предприятия нормативных документов (правила, регламенты, соглашения с администрацией и др.), обеспечив наличие и автоматическую передачу новичку актуальной для его производительной работы информации, практически исключаются затраты времени и труда других сотрудников на введение новичка в курс дел.

Стимулирование быстрого набора новичком нужной информационной базы ускоряет исключение временных замещений выполнения части его обязанностей со стороны коллег.

Управленческие инструменты замены работников

Замена специалистов происходит по инициативе обеих сторон трудовых отношений. Если применять управленческие инструменты, то уход от вас ценных специалистов по их инициативе будет редкостью. Чаще инициатива замены будет исходить от вас. Ведь какая-то доля когда-то устраивавших работодателя специалистов перестаёт развиваться. Какая-то часть воспринимает сказки теоретиков менеджмента, расслабляется и начинает ждать, или пытается самостоятельно взять незаработанное. Таких не надо удерживать, а тем более, пытаться перевоспитать. Пусть ищут сказочные чудеса на рынке труда.

Для стимуляции работников во избежание необходимости их замены по вашей инициативе одним из инструментов является уже упоминавшееся ежедневное планирование ими своих работ с отслеживанием выполнения планов. Предвосхищая возражение, признаем, что планы, особенно краткосрочные, могут нарушаться из-за не зависящих от исполнителя обстоятельств. Если это происходит систематически, то причин может быть две: неспособность работника планировать или несоответствие его функциональных обязанностей, даваемым ему поручениям. В первом случае это повод для замены работника, а во втором его непосредственный руководитель обязан пересмотреть взаимоотношения с работником с целью приведения его обязанностей и выдаваемых ему поручений в соответствие. То есть планирование и контроль выполнения планов – удобный инструмент для руководства не только исполнителями, а и их непосредственными начальниками. Начальники обязаны постоянно анализировать структуры своих подразделений, определять цели и задачи подчинённых и поддерживать в актуальном состоянии соглашения с ними.

Так как люди часто что-то забывают, то инструмент планирования нужно снабдить функцией напоминаний. В автоматизированном (программном виде) эта функция не только предотвращает спонтанную и намеренную забывчивость, а и является дополнительным контролирующим инструментом, анализ результатов напоминаний которого позволит вам объективно оценивать работу исполнителей и менеджеров. Ведь в большинстве случаев вина за ненадлежащее исполнение поручений лежит на руководителях, а не на исполнителях.

Используя хотя бы эти инструменты, вы обеспечите замену неподходящих работников, сохранив ценных, результаты труда которых зависят от компетентности руководителей.

Стимулируя такими инструментами надлежащий труд работников, вы сократите потребность в замене специалистов, достаточно быстро вытеснив неподходящих и закрепив ценных работников, которые будут удовлетворены вашим порядком в делах и компетентностью руководителей.

***

Есть ещё много проверенных практикой управленческих методов и инструментов, позволяющих снизить издержки замены выбывающих специалистов. Например, у вас работает ценный сотрудник, результаты труда которого вас удовлетворяют. Что и кто вам мешает «списать с натуры» его рабочий профиль? Его компетенции, навыки, набор знаний, выполняемые функции и другие характеристики, позволяющие выполнять требуемую вами работу надлежаще. Надеюсь, что не мешает ничто, кроме лени. И если вдруг этот специалист по какой-то причине покинет ваше предприятие, то вы будете знать, какая замена необходима. (Это – одна из подсказок для написания эффективных объявлений о вакансиях, чтобы не писать дурь типа: «Специалист, найдись!»).

Статья — ограниченный по объёму жанр. Поэтому о других управленческих инструментах читайте в:

• Статьях, размещённых на этом сайте в свободном доступе в рубрике «Управление работниками».
• Пособии «Методы реального управления работниками. Почему, как и чем управлять».
• Книгах «Откровенно об управлении предприятием» и «Биороботизация работников».

Успехов вам в эффективном наборе специалистов и в удержании хороших работников!