Как защититься от недобросовестных действий контрагента

Хотя речь будет идти о случаях решения задач предприятий, вы справедливо можете распространить описываемые явления и методы на свои личные события.

Причин и проявлений недобросовестности контрагентов много. Рассмотрим один метод защиты, который эффективен всегда. Для наглядности возьмём случаи продажи сложных товаров, требующие не только поставки товара, а и предоставления сопутствующих услуг, таких, например, как пуско-наладка оборудования или внедрение программного продукта.

Некоторые основания недобросовестности

Контрагент – это не предприятие, а конкретные люди, оказывающие определяющее влияние на исполнение обязательств. И не всегда это – первое лицо предприятия. Чаще – управленцы разных уровней и даже рядовые работники.

У каждого человека есть свои интересы: меркантильные, карьерные, ведомственные и другие. Каждый руководствуется своим уникальным набором моральных установок. Поэтому ваше понимание этичности, порядочности, добросовестности и других общечеловеческих ценностей может кардинально отличаться от понимания этих категорий представителями предприятия-контрагента. То, что само собой разумеется для вас, редко является таковым для кого-то другого. Вот и не рассчитывайте, что контрагент мыслит так же как вы и обязательно сделает что-то так, как вы представляете надлежащим.

Даже если представитель контрагента на этапе предварительных переговоров в общении с вами предстаёт милейшим человеком, у него с высокой вероятностью есть личные интересы, реализация которых противоречит целям решения стоящих перед вами задач по продаже и внедрению вашего товара. Мой опыт преодоления саботажа со стороны работников контрагентов показал, что часто причинами недобросовестности являются:

  • личная заинтересованность саботажника в покупке товара другого производителя;
  • страх потерять монополию на ту или иную производственную операцию (бизнес-процесс), то есть лишиться ощущения незаменимости для данного предприятия в качестве специалиста;
  • страх вскрытия прегрешений перед своим работодателем вследствие изменения бизнес-процессов и/или обеспечения их прозрачности для руководства;
  • личная антипатия к кому-то из представителей поставщика;
  • банальная лень;
  • ведомственные интересы, выражающиеся в нежелании «наступить на любимую мозоль смежников». Другими словами, стремление соблюдать неписаные правила игры, требующие под страхом потенциальной мести не создавать сложностей игрокам из своей и/или смежных структур, несмотря на преследование ими своих частных интересов в ущерб деятельности своего же предприятия и/или третьих лиц;
  • превратное понимание понятия «честь мундира».

Причины саботажа надлежащего исполнения обязательств перед вашим предприятием могут быть и другими. Выявив их и поняв суть, вы сможете выстроить адекватную систему защиты от негативных действий или бездействий саботажников и преодоления их последствий.

Вашими помощниками и защитниками выступят те представители контрагента, в интересы которых входят приобретение и эксплуатация вашего товара. Выявите эти интересы и помогите представителям контрагента их реализовать. Только имейте в виду, что они решают свои, а не ваши задачи. Они так же испытывают сопротивление саботажников, минимум с частью которых не хотят портить отношения. И нет гарантии, что они не сдадутся под натиском влиятельных саботажников или не покинут предприятие. Под особым (двусторонним) прессингом находится управленец, принявший решение о покупке товара. Ваша задача − удержать его от негативной переоценки этого решения.

 

Инструменты и методы обеспечения исполнения обязательств

Хочешь мира – готовься к войне! Изложенное ниже предполагает, что ваше предприятие надлежащим образом выполняет все свои обязанности по договору с контрагентом.

Я уже неоднократно писал о необходимости заключения с контрагентами качественных договоров. Их содержание должно быть однозначным, подробным и защищать ваши законные интересы. Они обязаны включать в себя алгоритмы исполнения сторонами обязательств и обеспечивать уверенность контрагентов в вашей добросовестности. Хороший договор автоматически погасит многие потенциальные конфликты, которые саботажники будут пытаться разжечь.

Большинство представителей контрагентов начинают читать заключённые их предприятиями договоры лишь устав безрезультатно требовать выполнения придуманных ими обязательств, отсутствующих в договорах. Они привлекают юристов, жёстко подготовив их к негативному восприятию неугодного поставщика. Естественно, юристы больше заинтересованы в хороших отношениях с коллегами, а не в надлежащем исполнении договоров. Поэтому, как правило, они начинают либо вольно обращаться с содержанием действующих государственных нормативных актов, либо пытаются создать дополнительные документы, размывающие суть договора.

Чтобы не оказаться в роли оправдывающейся стороны, реагирующей на выпады инициированные саботажниками, необходимо с первого дня исполнения договора обеспечить его тщательно документированную поддержку. Вы должны скрупулёзно и своевременно создавать множество надлежащим образом оформленных документов. Среди них:

  • предусмотренные действующим законодательством и договором первичные бухгалтерские документы (акты, накладные, счета-фактуры и т.д.). Не забывайте о педантичном соблюдении их установленных форм;
  • отчёты о выполненных работах, согласованным образом утверждённые заказчиком;
  • протоколы внутренних и совместных с контрагентом совещаний;
  • официальные письма, переданные под подпись уполномоченного представителя контрагента или отправленные ценным письмом с описью вложения, удостоверенной отделением связи;
  • техническая документация;
  • электронные письма;
  • прочие документы, соответствующие специфике вашей деятельности и договору.

Немедленно, в рамках действующего законодательства и договора, доказательно, документально реагируйте даже на слабые сигналы о проявлениях саботажа. Дотошно анализируйте документы, создаваемые оппонентами. В них наверняка найдутся противоречия самим себе и/или подтверждения вашей добросовестности. Если усилия саботажников, направленные на разрыв договора с вашим предприятием, приведут к судебному разбирательству, то ни их юридическая грамотность и изощрённость, ни неформальные отношения с судьёй, не смогут преодолеть силу государственных нормативных актов и вашего качественного договора с контрагентом, подкреплённого комплектом перечисленных выше документов, в том числе и созданных саботажниками.

При вашей позиции, усиленной документами, скорее всего, до суда дело не дойдёт и обязательства перед вашим предприятием будут выполнены. И не исключено, что саботажники, почувствовав вашу обязательность и юридическую силу, смирятся. Ваш товар будет внедрён, и его эксплуатация принесёт выгоду контрагенту. Такое у меня было десятки раз.

Если саботаж имеет место внутри вашего предприятия

Анализ перечисленных выше причин возникновения саботажа показывает, что он часто направлен не против закупаемого товара, а против руководителей своего предприятия или подразделения, которых хочется оставить в неведении о прегрешениях, или отбить у них охоту что-то менять в организации труда подчинённых. То есть ваши рабочие интересы вступают в противоречие с интересами работников. В таких случаях вас и подчинённых тоже следует рассматривать в качестве контрагентов, но уже во внутренних рамках выполнения обязательств вашего предприятия по договору с поставщиком.

Формализация отношений со своими работниками столь же необходима, как и со сторонними контрагентами. Красивые мифы о трудовой команде, о лояльности сотрудников к работодателю лучше забыть.

О необходимости составления действенных, а не шаблонно-беззубых трудовых контрактов, о технологических инструкциях вместо бесполезно-декларативных должностных, о приказах по предприятию и других видах документов, требуемых для эффективного управления работниками, я уже неоднократно писал в предыдущих статьях об управлении работниками. Эти статьи можно прочитать на этом сайте под рубрикой «Управление работниками».

В контексте данной статьи вам следует подробно, под подпись об ознакомлении информировать подчинённых, значимых для выполнения обязательств перед поставщиком, о части положений договора с ним. В том числе:

  • что, когда и как должен делать поставщик;
  • о принципиально важных характеристиках и/или функциях закупаемого товара;
  • о правах и обязанностях представителей вашего предприятия при исполнении обязательств по договору;
  • о составе работ, сроках и алгоритмах их выполнения вашими подчинёнными;
  • о том, чего нельзя требовать от поставщика, чтобы остаться в рамках оговорённой стоимости поставки товара и услуг;
  • о порядке, сроках осуществления и размерах платежей (для соответствующего круга ваших работников);
  • другие сведения, значимые для надлежащего выполнения договора.

Это позволит вам:

  • организовать работу и добиться выполнения взятых вами обязательств;
  • исключить неуместные креатив и рационализм ретивых подчинённых, пытающихся дискредитировать товар и/или представителей поставщика;
  • поддержать «игроков своей команды» в успешном проведении проекта, ведь вы уже приняли решение о покупке данного товара, так доведите его до запланированного результата;
  • чётко отследить выполнение обязательств поставщика, так как заинтересованные в его уличении в «проколах» ваши работники будут внимательны и педантичны;
  • остаться в рамках начальной цены поставки и услуг и установленных договором сроках или, по крайней мере, минимизировать отклонения в большую сторону;
  • исключить вредительство со стороны своих работников;
  • создать документальную базу для защиты интересов вашего предприятия в случае возникновения разногласий или конфликта с поставщиком;
  • наработать полезные опыт и навыки для будущих подобных проектов.

 

Формализация взаимоотношений с коллегами

Даже если ваше должностное положение выше, чем у коллег, от трудовых взаимоотношений с которыми зависят результаты именно вашей работы и, тем более, если у вас нет властных рычагов по отношению к ним, то письменная формализация контактов с ними позволит упростить решение ваших задач.

Если на вашем предприятии пока не принят порядок обмена служебными записками под подпись получателей, что может быть обусловлено необоснованными предубеждениями психологического характера, то стоит его ввести. Да, вначале это покажется проявлением недоверия сотрудников друг другу и будет восприниматься с отторжением, как якобы чрезмерная бюрократия, но со временем войдёт в привычку и станет нормой.

Эту задачу можно решить с помощью внедрения программного продукта класса ВРМ-системы (Business Process Management), предназначенного для управления бизнес-процессами. Это эффективнее бумажного документооборота и проще объяснить сотрудникам, но гораздо труднее внедрить из-за того же неизбежного саботажа.

Можно поступить проще, активно пользуясь внутрикорпоративной электронной почтой, введя регламент обязательной ответной реакции получателей на письма коллег с деловым содержанием. Уже эта мера даст вам возможность исключить множество мелких хитростей сотрудников. Ведь «что написано пером…». Вы в любой момент сможете предъявить письменное доказательство отправки и получения указания и/или сообщения. Это же дисциплинирует и вас. Бумажка, даже электронная − великая сила.

 

***

Не пренебрегайте документами. В этом нет ничего непорядочного. Это – разумная предусмотрительность, защищающая не только вас, а и заинтересованных в вашей работе коллег и/или в вашем товаре представителей контрагентов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *