Перечислим самые распространённые факторы, обуславливающие возникновение дополнительных трудностей управления удалёнными от глаз начальника подчинёнными:
- Всем с детства знаком образ вооружённого плёткой надсмотрщика, стимулирующего безостановочный производительный труд работников на плантации. Также с детства всеми наработаны навыки отвлечения от предписанного труда в момент, когда «училка» отвернулась. Эти знания и навыки автоматически применяются всеми людьми. Нас к этому побуждает природная потребность в энергосбережении. Поэтому длительность времени, затрачиваемого на производительный труд без присмотра, заведомо меньше, чем в непосредственной близости от надсмотрщика начальника.
- В последние годы набирает массовость явление, называемое «гостинг». Раньше этот термин от английского слова «ghosting» (призрак) применяли к случаям внезапного одностороннего, без объяснений причин, «исчезновения» одной из сторон романтических отношений. Теперь его применяют и в случаях, когда работники, не проходя процедуры увольнения, перестают приходить на работу, не прогуливают, а прекращают трудовые отношения. Особенно легко гостинг совершается, когда являться в офис совсем не надо, или такие явки редки в соответствии с условиями трудового договора.
- Прокрастинация свойственна всем людям, в том числе и мне. Это – не психологическая проблема, а инстинктивная реакция, направленная на энергосбережение. Психологический дискомфорт из-за неё испытывают только те, кто в результате воспитания приобрёл социальный инстинкт стыда за слабость характера, не позволяющую заставлять самого себя делать всё «вовремя». Если к личным делам конкретного прокрастинатора можно ограничиться сочувствием, чтобы не лезть в его жизнь, то прокрастинация работников, увиливающих от исполнения служебных обязанностей,- дорогое удовольствие для предприятия.
- Неопределённость выполняется ли работа в данный момент и, если выполняется, то должным ли исполнителем. То есть исчезает уверенность не только в сроке, а и в ожидаемом качестве исполнения работы. Если вы не будете вовремя знать, что и как делают и что не выполняют ваши подчинённые, то будете не управлять ими, а лишь необоснованно надеяться, что нужные предприятию и вам результаты труда работников окажутся надлежащими.
Как часто ваши надежды оправдываются? Сколько времени, денег, эмоций и других ресурсов вы затратили на исправление того, что можно было предотвратить? Какова стоимость потерь, понесённых вами и предприятием из-за того, что исправить невозможно? Сколько вы теряете в связи с тем, что не можете оценить впустую растрачиваемые ресурсы? Готовы ли вы нести не вынужденные издержки и дальше? Надеюсь, что вы осознали необходимость для вас прозрачности труда подчинённых.
- Окружающая среда исполнителей во время выполнения работ. Так при работе одиночного стационарного исполнителя (не курьера, не доставщика чего-либо, не обходчика и т.п.) вне офиса или созданного работодателем обособленного рабочего места, а, например, дома или в самостоятельно выбранном работником «уголке мира», условия выполнения работ могут быть неподходящими с точки зрения требований работодателя. В частности, потребности домочадцев исполнителя с высокой степенью вероятности могут составить непреодолимую конкуренцию для его начальника.
Проиллюстрируем факторы
Для иллюстраций используем нумерацию факторов случайно принятую выше.
- Нетрудовые навыки. Наверняка, прочитав про надсмотрщика и отвернувшуюся училку, вы вспомнили множество фактов применения этих навыков вами. Причём, не только в детстве, а, может быть даже в последние дни. Поэтому не будем притягивать дополнительные подтверждения действия этого фактора.
- Гостинг. Самый показательный факт гостинга, совершённого по отношению ко мне, был со стороны эйчара, в обязанности которого входило и хранение трудовых книжек сотрудников. Он в какой-то момент исхитрился поставить печать предприятия под написанной им же записью об увольнении в своей трудовой книжке, и по-английски (не прощаясь) перестал выходить на работу. Его не остановило отсутствие приказа о его увольнении и неполучение расчёта по заработной плате. Этой денежной потерей он пренебрёг, так как уже в тот же день, когда не явился на работу, был зачислен в штат другого предприятия.
Наверняка, и вы сталкивались с необязательностью исполнителей работ лично для вас, бросивших недоделанную работу, удовлетворившихся полученным авансом и/или пренебрегших оплатой за начальные усилия, найдя более выгодный заказ или скрывшись от ответственности, осознав свою неспособность исполнить данную вами работу.
Так же как эйчар по отношению ко мне, так и ваши подрядчики совершали гостинг без предупреждения. А ведь у вас и у меня были планы использования результатов их труда, и они рушились. Полбеды, когда осознание совершённого гостинга приходило почти мгновенно. А если для этого требовался длительный период сохранявшейся надежды на возвращение «потеряшки» и недоумения?
- Прокрастинация. Самой старательно скрываемой «тайной» подавляющего большинства людей являются пробелы в знаниях. Они испытывают идиосинкразию к любому намёку об их приобретении. Это относится и к коллекционерам якобы квалификационных бумажек.
Пробелы в знаниях, отсутствие необходимых профессиональных навыков, отвращение к познанию – качества усиливающие исполнительскую прокрастинацию. Ведь, чтобы выполнить работу, требующую предварительного изучения чего-то, необходимо затратить гораздо больше энергии, чем знатокам и умельцам.
Не обманывайтесь наличием у какого-то индивида коллекции якобы квалификационных бумажек. «Якобы» потому, что в подавляющем большинстве этих бумажек написано, что их обладатель что-то послушал или успешно прошёл тест (сдал экзамен). А о присвоении квалификации в них нет ни слова. Вы знаете, что для сдачи экзамена можно напрячься и на краткий срок удержать в памяти правильные ответы на заранее известные вопросы. Вот коллекционеры и прикрывают ими отсутствие значительных трудовых достижений. Надо отметить, что это срабатывает в случаях, когда призванный проверять квалификацию другой прокрастинатор — неуч увиливает от обязанности потратить энергию на проверку.
Таким образом, исполнительская прокрастинация является не только способом энергосбережения, а и средством избегания труда, для выполнения которого отсутствуют необходимые знания и навыки и, следовательно, сокрытия недостаточной квалификации вне зависимости от исполнительской или руководящей должности работника.
- Непрозрачность. Так как, выполняя служебные обязанности, работники постоянно автоматически действуют в личных интересах, их методы работы и получаемые результаты часто противоречат интересам предприятия. Связанные с этим управленческие риски рассмотрим на примере удалённых подразделений.
Таких подразделений у предприятий могут быть десятки, сотни и даже тысячи. Это, например, сети автозаправочных станций (АЗС), объектов общепита, магазинов, аптек, офисов банков, агентств недвижимости, почтовых отделений и т. д. Чего только не творят руководители таких подразделений и их подчинённые, пользуясь дополнительной бесконтрольностью.
Естественной характеристикой подавляющего большинства работников удалённых подразделений предприятий является относительно низкая квалификация. Ведь львиная доля работников таких подразделений – исполнители рядового уровня, непосредственно контактирующие с конечными потребителями товаров/услуг сетевых предприятий. Необходимые таким исполнителям знания и навыки могут быть приобретены ими за считанные дни, а то и часы. Это обуславливает их незначительные трудозатраты для «входа» на должность, которыми они готовы пренебречь в любой момент. Это подтверждает рост гостинга. Да и работников, легко расстающихся с должностями рядовых исполнителей с официальным увольнением, становится всё больше.
Большинство руководителей таких подразделений не умеют удерживать людей и не имеют инструментов для их удержания и быстрой дешёвой замены. Затыкая постоянно образующиеся кадровые «дыры», такие руководители часто используют людей, соглашающихся на разовые подработки. Эти подрядчики обычно даже не проходят какого-либо инструктажа. Они не подписывают никаких документов и, следовательно, ни за что не несут никакой ответственности перед клиентами и работодателями.
Если вы, имея право проверять деятельность таких подразделений, внезапно в них прибудете, то сможете ли проверить состав находящихся там работников? А если сможете, то какие управленческие инструменты есть у вас, чтобы не допускать и пресечь выявленные нарушения? Что будет, если вместо вас с такой проверкой нагрянут представители государственных контролирующих органов? А если при этом среди разовых подрядчиков окажутся граждане других стран? Драконовские штрафы вам нужны? А отзыв лицензии на вид деятельности (если таковая необходима) вас не пугает?
На чём зиждется ваша надежда, что работники, находящиеся в удалённых подразделениях, в каждый момент рабочего времени заняты требуемым предприятию трудом?
- Потребности домочадцев. Так как преобладающая доля работающих дома «сидит за компьютером», конкуренцию за управление работником рассмотрим на их примере.
Факторы, позволяющие домочадцам вступить в конкуренцию с начальником за право управления работником:
- Отсутствие у домочадцев знаний и понимания того, в чём заключаются рабочие обязанности вашего подчинённого и о сути его труда;
- Естественные природные, личные социальные и сиюминутные потребности домочадцев, удовлетворение которых зависит от работника;
- Результаты наблюдения домочадцами за выполнением работником трудовых обязанностей и выводы на их основе, автоматически трактуемые в своих интересах;
- Естественное эгоистическое пренебрежение домочадцами интересами начальника и предприятия в целом в пользу собственных;
- Инстинктивная потребность домочадцев предъявить свою доминантность наперекор служебным обязанностям работника;
- Знание домочадцами личностных, включая профессиональные, слабостей и не идеального отношения работника к труду (работодателю);
- Банальное недомыслие домочадцев, норовящих «на минуточку» оторвать работника от дел для выполнения какой-то сиюминутной «мелочи», удовлетворения внезапного каприза;
- Праздность домочадцев и создаваемые ими развлекательные расхолаживающие соблазны;
- Злой умысел домочадцев с целью намеренно помешать работе. Относительно редко, но бывает.
Зная трудовые качества людей, исчерпывающе подробно описанные в «Базовые сведения необходимые для эффективного управления людьми», непринятие мер, нивелирующих влияние перечисленных факторов, — рискованно для вашего предприятия. Ведь эти факторы способны, если не сразу, то постепенно снизить производительность и качество труда работника до неприемлемого уровня.
Поэтому, чтобы вам не проиграть в конкурентной борьбе с его домочадцами за влияние на работника, необходимо обеспечить прозрачность его труда и строгую формализацию выполнения обязанностей друг перед другом.
Понадеетесь на трудолюбие, обязательность, ответственность, честность работников без применения необходимых стимулов, обеспечивающих надлежащий труд, проиграете.
Что должно быть формализовано
С целью обеспечения надлежащих управляемости подчинённого, производительности и качества его труда, прозрачности его работы, сохранности генерируемой им информации, своевременности и комплектности создаваемого им продукта и всех других необходимых вам сведений, процессов и характеристик труда необходимо заключить соглашение с сотрудником, выполнение обязанностей которого предусматривается вне офиса предприятия. Это соглашение должно быть либо частью трудового договора, либо его неотъемлемым приложением. Оно должно предусматривать:
- Режим труда работника, требуемый/удобный для предприятия;
- Регламент обмена управляющей и отчётной информацией (документооборота);
- Обязательство работника быть доступным для связи в период, предусмотренный режимом работы;
- Исполнение требований технологической инструкции (Пример инструкции представлен в книге «Биороботизация работников»);
- Содержание, вид, периодичность, время составления и передачи ежедневной и прочей отчётности о достигнутых результатах труда (выполненных работах);
- Срок надлежащего реагирования на поступление управляющей информации (целей, задач, запросов, исходных данных и т.д.)
- Запреты, стимулы к надлежащему труду и порядок поощрений за достигнутые выгодные предприятию результаты работы сверх надлежащих.
- Другие важные для начальника/предприятия характеристики труда работника;
Без подробной понятной работнику прозрачной для обеих сторон формализации труда вы вместо ожидаемых результатов, в лучшем случае, получите: срыв сроков готовности продукта из-за недостаточной производительности, снижение качества, спектр отговорок, обиды и обвинения в некомпетентном управлении.
Программный инструмент для обеспечения эффективного управления удалёнными работниками и/или подразделениями описан под этой ссылкой.
Даже самые самомотивированные работники без формализации вашего взаимодействия не будут работать так, как они могут. У них не будет уверенности, что вы выполните свои обязательства надлежащим образом. Формализация нивелирует их сомнения и опасения. Это поможет им в борьбе с влиянием домочадцев.
Почему это именно так исчерпывающе описано в «Базовые сведения необходимые для эффективного управления людьми».
Успехов вам в эффективном управлении подчинёнными, работающими на удалении от вас!