Поговорку – без бумажки ты – букашка, а с бумажкой – человек, не стоит рассматривать только с точки зрения каких-то правовых преимуществ, обеспечиваемых наличием заветного документа. Хотя, конечно, «бумажка», на которой закреплены те или иные обязательства и/или факты – важнейший инструмент решения и юридически значимых задач.

Данная статья посвящена не столько «бумажкам», гарантирующим эффективное управление подчинёнными, сколько причинам их создания и использования для решения рабочих задач (производственных, организационных, административных и других). Она о «бумажках», позволяющих так организовать и направлять работу исполнителей, чтобы рабочие задачи решались надлежащим образом.

 Виды «бумажек»

Планы

Никто никогда не возражает, что планирование необходимо, но занимаются им немногие. Поэтому большинство людей, действуя без плана, не только теряет время и другие ресурсы, а зачастую, вообще, не достигает решения поставленных перед ним рабочих задач.

Так как в процессе планирования осуществляется анализ сложившихся обстоятельств, делаются предположения о вариантах достижения результата, их оценка и сравнение, выбор лучшего варианта и подробное определение действий и ресурсов, возникает некоторый массив важной для решения задач информации. Без его фиксации на бумаге или в программном инструменте часть результатов планирования неминуемо будет забыта. Задуманный порядок действий будет нарушен, и результат решения окажется совсем не тем, каким был запланирован.

Поэтому создавайте планы письменно и обязательно требуйте того же от подчинённых. Вам и им будет проще решать задачи, отчитываться перед своими начальниками, доказывать необходимость предоставления тех или иных ресурсов. Наличие плана, согласованного с руководителем, всегда исключает риск быть наказанным за отсутствие досрочного и/или не обеспеченного начальником результата.

Увы, люди слишком часто не придерживаются первоначальных планов. Они действуют по принципу «делаю то, что первое на ум взбредёт». Это всегда заканчивается одинаково: совершается много лишних ненужных действий, тратится гораздо больше ресурсов и времени, чем могло бы быть, а задача не решается в срок. Планируйте письменно и следуйте написанному вами же!

Многие задачи не решаются с первой попытки. Если результат не получен, или стало понятно, что, следуя запланированным путём, его не достичь, надо заново оценить обстоятельства, создать новый план, и начать дисциплинированно его выполнять. Если результат снова не будет достигнут — необходима следующая итерация. И так до решения задачи. Метод прост для понимания, но очень часто люди им пренебрегают. Большой и серьезный результат невозможно достичь без ряда повторных заходов. В общем, не стесняйтесь при необходимости корректировать планы! Письменно.

Планирование обеспечит вам фокусировку (определение приоритетов в работе). Часто, решая ряд задач одновременно, люди тратят слишком много времени и сил на несущественные задачи или события. Чтобы этого не было, необходимо ежедневно задавать себе вопросы: «Какие у меня приоритеты сегодня? И на чем необходимо сфокусироваться? Действия должны базироваться на чётких приоритетах и фокусировке на них своих внимания и усилий. Фокусируйтесь на главном и важном, второстепенное сделаете после.

Старайтесь упрощать, а не усложнять планирование. Эту истину люди часто упускают из виду, увлекаясь действиями или поддавшись эмоциям. Усложнять легко. Упрощать труднее. Если план построен сложно, выполнить его будет еще сложнее. Поэтому контролируйте себя, ситуацию и свой план. Упрощайте. В пределах разумного.

Важная ремарка

Большинство прочитавших написанное выше, скорее всего, фыркнуло из-за того, что прочитанное показалось им банальным, давно известным и неэффективным. Они, может быть, когда-то попробовали составлять письменные («бумажные») планы, и день, даже не исключено, что и несколько дней, старались действовать в соответствии с ними. Но это дисциплинирующее занятие, обеспечивающее предварительное продумывание дел, показалась им утомительным, сковывающим, скучным. А если в те дни дела были относительно простыми и/или не критически важными, то и эффект от использования плана на «бумажке» их не впечатлил. Поэтому они быстро отказались от планирования, восприняв его, как обузу. Поступив так, они стали заложниками того решения, и теперь сами себя лишают возможности использовать этот важный и эффективный инструмент.

Так что, проявите волю и дисциплинированность. Уже через несколько недель после начала ежедневного планирования «на бумаге» вы почувствуете его высокую эффективность, а «обуза» превратится в привычное необходимое дело.

Формализация

Всё, что не записано, рано или поздно будет забыто или вспомнится не таким, каким было задумано. А ведь даже упущение мелкого нюанса может вызвать «эффект бабочки». То есть вызвать разрушительный ураган после лёгкого взмаха крылышек красивого насекомого.

Кроме того, пытаясь сохранить всё в памяти, человек сам себе мешает думать и работать. Ведь постоянно приходится отвлекаться на повторение для себя же важной информации не нужной в данный момент, на преодоление сомнений в правильности, хранящегося в памяти. Не имея формализованных записей, неминуемо будете заложниками коллег (начальников и/или подчинённых), ведь они такие же забывчивые, как и вы. Они также с готовностью изменят интерпретацию не формализованной информации в своих интересах, подстроив её под текущие (естественно, изменившиеся) обстоятельства, не всегда с устраивающими вас последствиями.

Поэтому письменная формализация информации, особенно договорённостей, правил, регламентов, обязательств не только позволит вам легко освежать их в памяти, проверять себя, обеспечивая свой эмоциональный комфорт, а и защитит вас от естественной и умышленной забывчивости сотрудников и контрагентов.

Формализация освобождает «оперативную» память для сосредоточенной работы над задачей, решаемой в данный момент.

Организация хранения и применения информации

Большое количество информации, как и набор каких-либо предметов, требует организации её хранения и применения. Если это не делать, то вы будете испытывать затруднения с поиском сведений нужных в данный момент и тратить слишком много времени. Организация в данном контексте — упорядоченное расположение информации.

Информация должна быть сгруппирована (разделена по темам) и отсортирована по приоритетам внутри групп. Для этого, например, можно использовать шкафы, стеллажи, ящики, папки и прочие приспособления. Все они должны быть подписаны, а хранение документов в них разумно организовано. А можно и даже нужно применить управленческий программный продукт. В нём много необходимых управленческих инструментов.

Организация хранения и применения информации – отнюдь не банальное дело. Было бы оно элементарным, наверняка, его применяли многие. Так что, не ухмыляйтесь, читая этот параграф статьи. «Бумажки», в том числе и электронные, — ваш инструмент, такой же важный, как и остальные профессиональные.

Контроль

Контроль — это сравнение запланированных показателей с фактическими. Чтобы что-то контролировать, у вас всегда должны быть «бумажки» с плановыми показателями. Для контроля себя и/или подчинённых и контрагентов, вам надо иметь написанный план, чтобы сравнивать факт с ним. Только так осуществляется контроль. Только на «бумажке» вы сможете зафиксировать результаты проведённых проверок, чтобы использовать их для оптимального продвижения к решению стоящих перед вами задач.

Кстати, объективный (на основе формализованных показателей) контроль со стороны начальника – залог возникновения положительной обратной связи для подчинённого. Хотите получать поощрения, предоставьте начальнику необходимую для этого информацию, ведь без «бумажек» наивно рассчитывать на его память.

Почему люди противятся «бумажкам»

Причин сопротивления работе с «бумажками» много. Отговорка, что составление бумаг – излишняя, отнимающая время, силы и другие ресурсы, бюрократия, лжива и нелепа. Ведь большинство «бумажек» (законов, правил, регламентов, договоров и т.д.) написаны «кровью» тех, кто раньше действовал без них.

Наверняка и у вас были ситуации, когда наличие той или иной «бумажки» позволяло избежать потерь или других неприятностей. Но не стоит обманывать себя отговоркой, что бумажка бумажке – рознь. Вас же никто не призывает создавать макулатуру.

Противодействие созданию «бумажек» обусловлено страхом перед потенциальным наказанием. Люди опасаются, что наличие документов, свидетельствующих об их деятельности, может дать другим людям основания покарать их за что-то. Так письменная отчётность может показать, где отчитывающийся что-то недоделал или сделал не так, как следовало. Где схалтурил, попытался словчить, обмануть, разбазарил время и/или другие ресурсы. Где нарушил правила и регламенты. Естественно, что люди боятся оставить эти и подобные, компрометирующие следы. Да, и банальная лень тоже мешает трудиться над планами и отчётностью.

Есть и риск того, что читающий отчёт неверно воспримет информацию, извратит её или использует в своих интересах, случайно или намеренно нанеся ущерб автору отчёта.

Ознакомление начальника с планом, разработанным подчинённым, может выявить некомпетентность сотрудника и/или его ненадлежащее отношение к выполнению трудовых обязанностей.

Эти и другие причины сопротивления людей бумаготворчеству – нормальны. Но, люди не задумываются, что кажущаяся обузой «бумажка» в случае, пусть и маловероятного, происшествия может оказаться для них средством, спасающим от потерь денег, времени, свободы, здоровья, а то и жизни. Поэтому не пренебрегайте сами и не терзайте себя неуместными угрызениями совести, заставляя других заниматься «бумаготворчеством». Надлежащим образом уместно составленная «бумажка» — важный инструмент для взаимодействия с другими людьми и решения задач, стоящих перед вами и перед ними.

Как создавать и использовать мощные бумажные рабочие инструменты, гарантирующие достижение ваших целей (трудовых, карьерных, личных), кроме прочего, подробно и тщательно представлено в книге «Управление подчинёнными «Учебник»». А о программном инструментарии, позволяющем автоматизировать не только процесс необходимого и достаточного рабочего «бумаготворчества», вы можете узнать, воспользовавшись этой ссылкой.

Не пренебрегайте «учебником», программным инструментарием и «бумажками!»

Поделитесь, пожалуйста, этой статьёй со своими близкими и друзьями, а также с контактами в социальных сетях. Удобные для этого кнопки находятся над и под статьёй. Заранее, спасибо!

Успехов вам в использовании «бумажек» для достижения ваших целей и решения, стоящих перед вами задач!